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【2018年版】4年連続でGWに50人規模のBBQを開催してわかった、準備&幹事テクニックまとめ。

効率化, コツ, TIPS
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【2018年4月】記事の内容が古くなっていたので、大幅にアップデートしました!

春先からゴールデンウィーク、そして夏にかけてバーベキューをする方も多いんじゃないでしょうか。

しかしバーベキューは楽しいけれど、準備や後片付けがすんごく必要なのも事実。

今回は「バーベキューの幹事やることになったよ、でもやることよくわからん……!」というひとのために、ぼくがこれまで経験してきたことをまとめてみました。

この記事の通りにやれば、大成功間違いなしです。ぜひご参考にしてください!

  1. 【はじめに】当日までの全体スケジュール
    1. 2ヶ月前までに
    2. 2ヶ月前ごろ
    3. 10日前〜1週間前
    4. 当日まで
    5. 当日
  2. 【基本方針】うまく外部委託してラクしよう!
    1. 自分たちでやることは「食材の事前注文」
    2. 外部委託するのは「機材レンタル」「会場設営」「食材配送」
  3. 当日の場所取りと会場設営は「BBQStyle」に依頼しよう!
    1. 設営時にやってくれること
    2. 設営時の注意事項
    3. 片付け時にやってくれること
    4. 片付け時の注意事項
  4. 会場選びで外せない3つのポイント
    1. 予約が必要な会場はだいたい2ヶ月前から予約受付している
    2. 予約が不要な会場なら、当日朝の場所取りだけでOK
  5. 【2ヶ月前】告知手段はFacebookのイベントページがベスト!
  6. 【本番10日前】参加人数の規模感がつかめたら食材の買い出し!
    1. 肉はひとりあたり150g〜200gくらいが妥当
    2. お酒はビールとチューハイあたりをベースにバランスよく
    3. 細々としたお皿や調味料も忘れずに
    4. 買い出しのタイミングとしてオススメなのは、本番10日前
    5. 注意点: 10日前の時点では買い出しを「注文」までで止めておくこと。
    6. ハナマサなら当日配達してくれる
  7. 【当日まで】ドタキャン対応と天気予報チェック
  8. 【開催当日】業者さん対応と参加費集め。けっこう大変!
    1. 会費集めは「割り勘アプリ」を使うと簡単。
  9. 【おまけ】レンタルサービスを組み合わせていつものBBQを次のレベルへ。
  10. 【おまけ】実際に買いだしたものリスト
    1. noteはこちら
    2. Gumroadはこちら
  11. まとめ: 大人数のBBQは準備も大変だけど最高におもしろい!
  12. お知らせ。

【はじめに】当日までの全体スケジュール

まずはじめにスケジュールについて。余裕を持って準備を始めるとあとあとラクです。

理想的には、こんな感じで準備をすすめると良いと思います。

2ヶ月前までに

  • 幹事メンバーあつめ(3〜4人いると良いです)

2ヶ月前ごろ

  • 会場選定
  • 器材について、レンタルするのか、自分たちで用意するのか決める
  • 食材について、業者さんに依頼するのか、自分たちで買いだすのか決める
  • Facebookのイベントページなどで全体告知
  • (器材レンタルするなら)ここで業者さんを仮押さえ

10日前〜1週間前

  • 参加人数を一旦確定させる
  • その人数分の食材をお店で注文して抑えておく
  • 器材レンタルサービスにレンタル数の確定連絡

当日まで

  • ドタキャン対応
  • 天気予報チェック

当日

  • 会場設営や食材配送の業者さん対応
  • 参加費などのお金の管理
  • 当日の不足分の食材買い出し、などなど

【基本方針】うまく外部委託してラクしよう!

バーベキューは外部に会場設営などをお願いできるサービスがけっこうあります。

ですが、全てを業者さん任せにするとコストが上がってしまうので、部分的に幹事で準備するのがオススメです。

ぼくが幹事をするときは、こんな感じで業者さんと幹事で担当する部分を分けています。

自分たちでやることは「食材の事前注文」

外部サービスによっては、器材レンタルに合わせて食材も準備してもらえるプランもあります。

ですが、せっかくなら飲みたいものや食べたいものを自分たちで手配するほうがたのしくなること間違いなし。

うまく買えば外部サービスを利用するよりも安くつくしね。

外部委託するのは「機材レンタル」「会場設営」「食材配送」

バーベキューの準備のなかでとびぬけてハードルが高いのは、この3つ。

  1. バーベキュー機材の準備と後片付け(終了後に自宅で機材を洗うの大変!)
  2. 会場の場所取りと設営(早起き必須!)
  3. 当日の食材持ち込み(お酒などがめちゃくちゃ重い!)

ぼくはこれらにかなりの負担を感じるので、毎年ここを外部委託しています。

当日の場所取りと会場設営は「BBQStyle」に依頼しよう!

ぼくがおすすめするのは、BBQStyleが提供してくれている「レンタルオプション」というサービス

サービス内容と注意点は以下のとおり。

正直、これ以上は考えられないくらいに便利なサービスです。ぜひご検討ください。

BBQStyleの「レンタルオプション」を申し込む

設営時にやってくれること

  1. セッティングサービスをお申し込み頂くと、お客さまご到着前にスタッフが区画まで器材を運び、設営までサポートします。
  2. このサービスには自動的に場所取りサービスも含まれます。

設営時の注意事項

  1. 原則お客さまご到着前に設営を行う為、設置場所のご指定は出来ません。BBQStyleスタッフに一任願います。
  2. (事前区画予約が必要なバーベキュー場をご利用の場合)お客さまにてバーベキュー場へ直接ご連絡の上、区画予約を行って下さい。後日、BBQStyleより電話もしくはメールにて区画番号をお伺いするためご連絡させて頂きます。

片付け時にやってくれること

  1. 片付けサービスをお申し込み頂くと、スタッフが器材の撤収を全て行います。
  2. お客さまはそのまま片付けなしでお帰りいただけます。

片付け時の注意事項

  1. 必ず終了時にスタッフがお客さま立ち会いのもと、器材の数量チェックを行います。スタッフの確認なしにお帰りになられないようご注意下さい。
  2. ゴミは必ずお客さまにて分別の上、ゴミ袋に詰めた状態で終了してください。

会場選びで外せない3つのポイント

会場決めの際に外せない3つのポイントはこれです。

  1. 利用にあたって予約が必要な会場かどうか
  2. 外部サービスの対応範囲にあるか(会場設営や食材配送の対応範囲か)
  3. アクセスの良さ(駅やバス停、駐車場が近くにあるか)

予約が必要な会場はだいたい2ヶ月前から予約受付している

東京近郊でバーベキューができる公園は結構たくさんあります。予約が必要な公園の場合は、2ヶ月前くらい前から受け付けている場合が多いようです。

予約はネットもしくは電話で受け付けているところがほとんどですが、基本的に先着順。

ですが、競争率もかなりのもの。受付開始日は忘れずに電話で予約したいですね。くれぐれも「すっかり忘れていて予約できなかった」というのは避けたいところ。

予約が不要な会場なら、当日朝の場所取りだけでOK

予約不要の会場なら、事前の申し込みは不要。

ですが、その代りに当日の朝早くに会場に行って場所取りをする必要が出てきます。これがけっこうしんどい。

BBQStyleの「レンタルオプション」なら場所取りと設営まで任せられるので、この点からもおすすめです。

会場を決めたら念のため、手配している業者さんにその会場で対応可能かどうかを改めて確認するとベストです。

【2ヶ月前】告知手段はFacebookのイベントページがベスト!

告知はフェイスブックのイベントページを使うと簡単です。
イベントの作成と編集 | Facebookヘルプセンター

メールを各自に送るのは大変だし、全体の参加人数が把握しにくくなります。

ですが、Facebookページならその点はとっても簡単。放置しておいても人数のカウントもしてくれるし利用しない手はないです。

Facebook上での拡散効果も働くため、参加者も集めやすくなります。

ゴールデンウィークなどに企画する場合は、できれば2ヶ月前くらいからページを立てておくと、参加者の予定を抑えることができるのでおすすめです。

【本番10日前】参加人数の規模感がつかめたら食材の買い出し!

買うものの基本は、以下の3つ。

  1. 野菜
  2. 飲み物(お酒、ノンアルコールなど)

余裕があったらプラスアルファで海鮮などがあっても華やかです。

肉はひとりあたり150g〜200gくらいが妥当

経験上、肉はひとりあたり150g〜200gくらいが妥当です。

ここは参加者の年齢層などをみて調整してください。余らせるよりは、足りなかったら当日買い足すくらいでいいと思います。

お酒はビールとチューハイあたりをベースにバランスよく

お酒については、ぼくは毎回ビールやチューハイをバランスよく入れるようにしています。

お酒飲めないひとも一定数いるので、ソフトドリンクもちょっと多めに。

あんまり変わり種のお酒を買うと飲む人がいないのに高くつくので、そういうお酒を飲みたいひとには持参をお願いするのも手です。

細々としたお皿や調味料も忘れずに

こまごまとした調味料や食器もこのタイミングで買い出ししておきましょう。

当日に食材とともに配送してもらうとラクチンです。

買い出しのタイミングとしてオススメなのは、本番10日前

買い出しのおすすめのタイミングは開催日の10日前くらい。

ここでいったん参加人数を仮締めにして、その人数で事前の買い出しをしておきましょう。

仮締め時の人数分で食材代とか機材代の予算を組んでおけば、仮締め以降に増加した分は参加費全額が自由に使えるようになるのでハッピーです。

注意点: 10日前の時点では買い出しを「注文」までで止めておくこと。

店舗で買いだす際の注意点は、肉などの買い出しを「注文」までで止めておくこと。

ほんとうにお買い上げしてしまうと、自宅で保管するのも大変だし、雨で中止になったら悲惨だからです。

なので、10日前の時点では済ませるのは「注文」まで。

支払いは、基本的に当日支払いとして扱われると思いますが、天候不順でキャンセルになった場合などを考えてもそのほうがスムーズなので、支払のタイミングは必ず忘れずに確認しましょう。

ハナマサなら当日配達してくれる

ちなみにぼくは毎年ハナマサを使ってます。理由は、食材を当日会場まで配達してくれるから。

しかし当然ハナマサ側にも対応できる範囲があります。万が一買い出しをしたハナマサが宅配対応していない会場の場合、当日朝に幹事で車を出して取りに行くことになります。

なので、会場選びは「ハナマサの対応範囲か」ということも考えたほうが良いですね。

【当日まで】ドタキャン対応と天気予報チェック

幹事をやってみるとわかるのが、ドタキャンはほんとに困るということ。

あるものとして計算していた予算が、そのまままるっと消滅するわけですからね。結構ダメージ。

ドタキャンした人の分は、出席した人の参加費で埋め合わせることになるので、当日まではとにかくドタキャンが出ないように幹事でできることはしていきたいところ。

あとは、天気予報も非常に大事です。

外部サービスを利用する場合はキャンセル期限を正確に把握しておくことも肝心。

あらかじめ中止or決行の判断期限を決めておいて、万が一悪天候で中止する場合は、すみやかに業者さんのキャンセル&参加者周知をしましょう。

特に春は天気が変わりやすいので、一週間前の週間予報はあてになりません。予報で「雨」となっていても当日晴れることもザラにあります。

食材や器材レンタル業者さんのキャンセル期限ギリギリまで天気予報を見極めるべし。

【開催当日】業者さん対応と参加費集め。けっこう大変!

当日は幹事は大忙し。

当日の幹事の動き方はケースバイケースですが、こんな役割が必要になるかも。

  • 開始前に会場に行き、設営の様子を確認して業者さんにお金を支払う係
  • 集合時間に最寄り駅まで行って参加者を会場まで誘導する係
  • (会場への食材宅配が対応していない場合)当日朝に店舗まで車で食材を取りに行く係
  • (当日追加の買い出しが必要な場合)買い出しに行く係

参加費はとりっぱぐれないように、参加者名を書いたチェックリストを持って行って、できるだけ早い時間に集めてしまうほうが良いと思います。

みんなが酔っ払うとお金を集めるのも大変なので、早めに済ませるが吉。

会費集めは「割り勘アプリ」を使うと簡単。

お金のやり取りは現金だとつかれるので、割り勘アプリを使うと便利です。

こちらのKyashなら、アカウントを作るのは無料だし、その際に招待コード「Z9L2VA」を入れてもらえればぼくとあなたに300円ずつ入ります

あとはPaymo(ペイモ)という手もありますね。こちらも登録無料。

Paymoは招待コード「PAHUZVP」で登録すると、ぼくとあなたに500ポイントずつ入ります

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関連記事:割り勘アプリ「Paymo」「Kyash」に登録してみました!BBQ, 飲み会の割り勘に! | yawn

【おまけ】レンタルサービスを組み合わせていつものBBQを次のレベルへ。

ここまで書いてきたやり方で基本的なBBQは開催できると思います。

しかし、毎年毎年おんなじようなバーベキューでは飽きがくるのが人間ってもの。

そんなときはレンタルサービスを組み合わせておもしろいグッズを使ってみるのがオススメ。

ぼくが次に幹事やるなら取り入れたいのが、ダッチオーブン。こういうやつね。

ダッチオーブンひとつあれば煮物はもちろん、炊き込みご飯やピザ、果ては鍋いっぱいのジャンボプリンまで焼ける奇跡の万能アイテム。

これでいつものバーベキューがひとつ上のステージに行けること間違いなし。

で、こういう大物BBQグッズってなかなか普段は家で使わないので、使うときだけレンタルするのがお得です。

ぼくのおすすめはDMMいろいろレンタル

ダッチオーブン以外にもBBQグッズの品揃えは抜群なので、いつものBBQをもっとおもしろくしたいひとはぜひ一度チェックしてみると良いかも。

【おまけ】実際に買いだしたものリスト

ハナマサで使っていたリアルな買い出しリストを、noteの有料ノートで販売しています。

4回幹事を繰り返すことで、完全にブラッシュアップ済み。食材をはじめ、割り箸などの必要グッズも抑えられるし、予算感もわかるようになっています。

45名を想定しているのは、5名分のドタキャンを見越しているから。多めに買って余らせるよりは少しだけ少なめに買って、足りない分を当日近くのスーパーで追加で買い出すのがいつものスタイルです。

また、50名分とありますが、人数分を割り算・掛け算すればどんなケースでもそのまま使えます。

実際の買い出しってほんとに大変で、自分でお店に出向いて数量検討しながら買い出すと丸一日かかるんですよ……。丸一日かけて都内のハナマサとドンキホーテを巡り巡ったあの時間がお金で買えると思えば格安のはず。

ここで書いているものを何も考えずひととおり買えば買い漏らしもないので、費用対効果としては最高クラスです。

ハナマサで買い出しする方はどうぞお役立てください。

noteはこちら

Gumroadはこちら

noteと同じものをGumroadでも販売中。

こちらはアカウントがなくてもクレジットカードで支払いできます!

まとめ: 大人数のBBQは準備も大変だけど最高におもしろい!

今回はバーベキューの幹事をやってみて得たノウハウを、自分なりにまとめて書いたつもりです。

これからBBQの幹事をするひとは、ぜひご参考にしてください。

大人数でのBBQは準備が大変だけど、一回でもやってみるとその楽しさにハマることまちがいなしです。

それではよいバーベキューライフを!

BBQStyleの「レンタルオプション」を申し込む

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