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Todoistで大量のタスク管理をしていたら溺れそうになったので、あえて紙を取り入れた話

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このごろの悩みは「便利なツールをつかっているはずなのに全然物事が前に進んでいない!」ということ。

たとえば、

  • 毎日たくさんのタスクを消化しているんだけど、閉塞感がある
  • ずーっと頭の中が「やること」「やりたいこと」「やらなきゃいけないこと」でいっぱい

こんな感じで思考回路がショート寸前になったので、やり方を変えてみています。

試してみているのは、Todoistと紙のメモを併用したタスク管理

今のところいい感じに運用できているので、メモがてら記事にしておきます。

すべてをTodoistに詰め込んでいたら脳みそがハングアップした

ここ数年は生活の、いや、人生のあらゆるタスクをTodoistに放り込んでいました。

それは、そうすることで

  • やらなきゃいけないタスクを頭で覚えておく必要がない
  • 判断の回数が減るので意志力が温存できる
  • タスクリストを上から順に機械的にこなしていけばある程度生活が整う
  • 使うツールをひとつにしておくことで管理が簡単で使いやすくなる

というような感じで、なかば「生活の自動操縦」ができていたから。

だけどこの頃は、タスクを詰め込むがあまり、タスクの全体像を把握できなくなっていた

ツールは優秀だから、すべてのタスクがちゃんと入るんだけど、自分の脳みそがツールについていけていない状態だったわけですね。

2種類のタスクをそれぞれ別のツールで管理する

ということで、全部Todoistに突っ込んでいたタスク群を、その性質をもとに2種類のタスクに切り分けて扱うことにしました。

  • 日常生活を維持するための「自動操縦タスク
  • 日常生活から踏み出すための「エッセンシャルタスク

タスク名は僕がいまテキトーにつけたものなので深い意味はありません。

さらにこの2種類のタスクを、それぞれツールから分けて管理することにします。

Todoistで「自動操縦タスク」を管理

Todoistで管理する「自動操縦タスク」は、たとえばこんなもの。

  • トイレットペーパーの買い足し
  • 家の中のあらゆる排水口の掃除
  • たまった紙類をすべてスキャンして電子化

言い方を変えれば「生活をある程度の水準に保つために継続していきたいタスク」。

これらは繰り返しのものが多いので「タスクの繰り返し登録」が得意なTodoistにまかせるのが適切。

紙のチェックシートで「エッセンシャルタスク」を管理

紙のメモで管理する「エッセンシャルタスク」は、たとえばこんなもの。

  • 逢ってみたいひとのイベントへの参加申込み
  • 今後の投資のため、証券会社に口座を開く
  • ダイビングや英会話のスクールに申し込む

ちょっとタスクとしては粒度が大きいし、手をつけるには面倒。

だけど、これらは「今後数年間にわたっての人生や人間関係、生活を根本から変える可能性のあるタスク」です。

言い方を変えれば「いつもの毎日から一歩踏み出していくためのタスク」。

これは繰り返しではなくて単発で登場することが多いもの。

だから、紙で管理してもそんなに負担にならない。

いくら便利でも、ツールに自分を合わせると苦しくなる。

このような運用方法に切り替えてみてからは、エッセンシャルタスクを着実にこなすことができるようになり、再び「生活が動き始めた」感じが戻ってきました。

効率的なアプリがあること自体はありがたいけど、それはあくまで「手段」。

便利ツールを使いこなすはずが、いつのまに「ツールの奴隷」になっていては本末転倒。

大事なのは「便利ツールの信者」にならないこと。

そして「便利なツールに自分を合わせる」より「自分にあうツールの使い方」を考えること。

主役はツールではなくて自分自身なんだから。

(補足)紙を採用した理由はデジタルにはない「手触り」

今回、エッセンシャルタスクを管理するにあたって「紙」を採用した理由は、「デジタルツールと手触りが大きく違う」ところに期待したから。

デジタルなツールであるTodoistはやっぱり便利なんだけど、人間ってわがままなもので、全部が便利になると逆にわかりにくくなることもある

そこで、あえてエッセンシャルなタスクを紙で管理することで、タスクに「実体」をもたせることにしました。

すると、頭の中でデジタルで管理していたモノが「重さ」を持ったモノに変わる。

ツールごとに「手触り」を変えていくと、疲れのたまり方も変わってくる。

そうやって自分の感覚に意図的にギャップをつくるには「紙」は有効なツールだと思いました。

まとめ:効率化の道は続く。

このごろはひたすら「効率化!」という感じで突っ走ってきました。

今回はちょっと趣向を変えて、うまく「ダウンシフト」することで、より自分にフィットするタスク管理方法に行き着いた気がします。

なんだか一歩下がって遠回りしているような気もするけれど、こうした試行錯誤もまた楽しい。

「便利なツールをつかっているはずなのに全然物事が前に進んでいない!」と感じているひとはぜひ参考にしてみて下さい。

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