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4年連続でゴールデンウィークに50人規模のBBQ幹事をやってみてわかった、BBQ幹事テクニックまとめ。(実際の買出しリスト付き)

最終更新日:2017/04/15

春先からゴールデンウィーク、そして夏にかけてバーベキューをする方も多いんじゃないでしょうか。
しかしバーベキューは楽しいけれど、準備や後片付けがすんごく必要なのも事実。

今回は「バーベキューの幹事やることになったよ、でもやることよくわからん……!」というひとのために、ぼくがこれまで経験してきたことをまとめてみました。

もっと良いやり方もあるだろうけど、これでひと通り準備できると思います。

当日までの全体スケジュール

まずはじめにスケジュールについて。
余裕を持って準備を始めるとあとあとラクです。

理想的には、こんな感じで準備をすすめると良いと思います。

  • 2ヶ月前までに
    • 幹事メンバーあつめ(3〜4人いると良いです)
    • 想定される参加者の規模をもとに、器材はレンタルするのか、食材は自分たちで買いだすのかなど、どこまでを業者に任せ、どこからを幹事で対応するかを幹事内で相談して方針を決める
  • 2ヶ月前ごろ
    • 準備の方針が決まったら、会場選び
    • 会場が決まったらFacebookのイベントページなどで全体告知
    • 器材レンタルするならここで業者を仮押さえ
  • 10日前〜1週間前
    • 参加人数を一旦締めて、その人数分の食材をお店で注文
    • 器材レンタル業者に、レンタル数の確定連絡
  • 当日まで
    • ドタキャン対応と天気予報チェック
  • 当日
    • 業者対応、お金の管理、当日の不足分の食材買い出し、などなど

手間がかかるところだけ業者を利用すると良いです

完全に全てを業者任せにするとコストが上がってしまうので、部分的に幹事で準備するのがオススメ。
ぼくが幹事をするときは、こんな感じで業者と幹事で担当する部分を分けています。

自分たちでやること

  • 食材の買い出し(肉とか野菜とかお酒とか)
    業者にお願いすれば、器材レンタルに合わせて食材も準備してもらえるプランもあります。
    ですが、せっかくなら飲みたいものや食べたいものを自分で食材業者に手配するほうが楽しいと思います。
    うまく買えば安くつくし。

器材レンタル業者にやってもらうこと

  • 器材の準備(グリルとかクーラーボックスとかタープとか椅子とか)
    ゴードンの「器材のみ2,600円コース」は、BBQに必要なものはひと通りついてくる神プランです。
    ぼくが幹事の時はだいたいいつもこれにしてます。
    器材レンタルプラン / バーベキューレンタルのゴードン
  • 当日朝の会場の場所確保、設営
    器材をレンタルすれば、設営と場所取りもやってもらえます。
    ただし業者により対応が違うかもなので念のため確認したほうがいいかも。

食材業者にやってもらうこと

  • 食材の配送
    宅配に対応している業者であれば、本番一週間前くらいに幹事が食材業者の店頭で注文を済ませておき、当日朝に会場まで宅配してもらうというやり方ができます。
    これはすごく便利なんですが、野菜はスーパーで売っているような状態で来るので、BBQ会場で下ごしらえが必要になる点には注意が必要です。
    アスパラとかエリンギみたいに下ごしらえが簡単な野菜を中心に選ぶといいかも。

コストと手間のバランスを検討し、どこまで業者に任せるかを決めるべし。

もし幹事陣に器材めっちゃ持ってるアウトドアの鬼や、実家が肉屋のチートがいたり、「おれ車の運転するし、お酒一滴も飲めなくてもぜんぜんいいよ!」みたいな聖人がいれば最高。

ですが、そうそういるわけでもないので、コストと手間のバランスをみて決めてください。

幹事内で準備方針が決まったら会場選び

会場決めの際に検討する項目は、「予約の有無」、「業者の対応範囲か」、「アクセスの良さ」。

東京近郊でバーベキューができる公園は結構たくさんあります。
参考までに、器材レンタル業者の会場紹介ページはこちら

予約が必要な公園の場合は、2ヶ月前くらい前から受け付けている場合が多いようです。

予約はネットもしくは電話で受け付けているところがほとんどですが、基本的に先着順。
受付開始日はがんばってください。くれぐれも忘れていて予約できなかったというのは避けたいところ。。

ぼくは毎回準備には器材レンタル業者を使っています。
その場合は器材レンタル業者に会場の場所取りもやってもらえるので、あえて予約不要の会場を選んでやっています。

会場を決めたら念のため、手配している業者にその会場で対応可能かどうかを改めて確認するとベスト。

場所が決まったら全体告知。

告知はフェイスブックのイベントページを使うと簡単です。
イベントの作成と編集 | Facebookヘルプセンター

ゴールデンウィークなどに企画する場合は、できれば2ヶ月前くらいからページを立てておくと、参加者の予定を抑えることができるのでよいです。

会場が決まった時点で器材レンタルの業者を仮押さえしておくとスマート。

会場が決定(要予約の会場の場合、予約完了)したなら、このタイミングで器材レンタル業者に連絡して、仮の人数で仮押さえをしましょう。

経験的に、レンタル器材数は参加予定人数の40%くらいでOK。

全員が常に椅子に座っていることなんてそうそうないので、普通に人数分頼むと余ります。
業者は器材の在庫を大量に持っているそうで枯渇の心配はありませんが、とりあえずの人数で仮押さえしておくと安心。

レンタル器材数は開催日が近づくと確定させる必要がありますが、その前ならいくらでも変更可能のはず。

参加人数の規模感がつかめたら食材の買い出し!

買うものの基本は、肉、野菜、お酒(ノンアルコール)の3つ。
余裕があったらプラスアルファで海鮮などがあっても華やかです。

経験上、肉はひとりあたり150g〜200gくらいが妥当です。
ですが、参加者の年齢層などをみて調整してください。
余らせるよりは、足りなかったら当日買い足すくらいでいいと思います。

お酒はビールとチューハイあたりをベースにバランスよく。
お酒もお好みですが、ぼくは毎回ビールやチューハイをバランスよく入れるようにしています。
お酒飲めないひとも一定数いるので、ソフトドリンクもちょっと多めに。
あんまり変わり種のお酒を買うと飲む人がいないのに高くつくので、そういうお酒を飲みたいひとには持参をお願いするのも手です。

あとは、こまごまとした調味料や食器もこのタイミングで買っておくと良いです。
お皿や割り箸、コップは器材レンタルすればついてきます。
しかし、自分たちで買っておいたほうが不足がなくてベター。

深いお皿があれば焼肉のタレをこぼして服がビチャーってなる悲劇の可能性も減らせるし、100均などで買えばそんなにコストも掛からないので、ちょっと余計に買っていくのもよいでしょう。

買い出しのタイミングとしてオススメなのは、本番10日前くらい。

10日前くらいを参加人数の仮締めにすると、買い出しが捗ります。

仮締め時の人数分で食材代とか機材代の予算を組んでおけば、仮締め以降に増加した分は参加費全額が自由に使えるようになるのでハッピー。
当日の買い増し分はもちろん、最後に器材業者にお金を払ってゴミ回収を依頼することもできます。

店舗で買いだす際の注意点は、肉などの買い出しを「注文」までで止めておくこと。

ほんとにお買い上げしてしまうと、自宅で保管するのも大変だし、雨で中止になったら悲惨。

なので、済ませるのは「注文」まで。
食材自体は当日宅配してもらうか、宅配が無理な会場なら当日朝に幹事で車を出して取りに行くのが良いです。

支払いは、基本的に当日支払いとして扱われると思いますが、天候不順でキャンセルになった場合などを考えてもそのほうがスムーズなので、支払のタイミングは必ず忘れずに確認しましょう。

当日まではドタキャン対応と天気予報チェック。

幹事をやってみるとわかるのが、ドタキャンはほんとに困るということ。
あるものとして計算していた予算が、そのまままるっと消滅するわけですからね。結構ダメージ。

ドタキャンした人の分は、出席した人の参加費で埋め合わせることになるので、当日までは、とにかくドタキャンが出ないように周知したいところです。

天気予報も要確認。
業者を使う場合はキャンセル期限を正確に把握しておいて、万が一悪天候の場合は幹事陣で中止の判断して業者キャンセル&参加者周知をしましょう。

特に春は、一週間前の週間予報で雨ってなっていても当日晴れることもザラにあります。
食材や器材業者のキャンセル期限ギリギリまで天気予報を見極めるべし。

当日は業者対応とお金の管理。けっこう大変!

当日は幹事は大忙し。

当日の動き方はケースバイケースですが、こんな役割が必要になるかも。

  • 開始前にバーベキューの会場に行き、設営の様子を確認して器材業者にお金を支払う係
  • 会場への食材宅配が対応していない場合は、当日朝に店舗まで車で食材を取りに行く係
  • 集合時間に最寄り駅まで行って参加者を会場まで誘導する係
  • (当日追加の買い出しが必要な場合)買い出しに行く係

あと、参加費はとりっぱぐれないように、参加者名を書いたチェックリストを持って行って、できるだけ早い時間に集めてしまうほうが良いと思います。
みんなが酔っ払うとお金を集めるのも大変なので、早めに済ませるが吉。

参加費が集まるまでは幹事で立て替え払いをすることになると思いますので、とっとと回収してしまうほうが精神的に良いです
50人規模のときは器材レンタル代やら食材代やらで合計13万円くらい立て替えましたが、ちゃんと全額戻ってきた時はホッとしました。
実際、お金は大事なのできちんとやりましょう。

【おまけ】「幹事だけで全部やるべき」というのは思い込み。参加者に手伝ってもらったほうが絶対いい!

BBQ幹事の実務的なところは上で書いたとおり。ここからは補足的な部分です。

幹事の人数ですが、業者を準備にどのように使うかにもよりますが、30人〜50人規模の場合は幹事陣は大体3〜4人くらいいればなんとかなるのではないでしょうか。
多すぎても、幹事間の情報共有や連絡が大変になります。

極端なことを言えば、全部業者を使うというのであれば、最悪幹事は一人でもなんとかなります。

でも、幹事だけで全部やる!という考え方は破綻を招きやすいので控えたほうが良いかなと思います。
参加者で協力してくれる人を取り込んで、力になってもらうことが大事です。

むしろ、そういうところでみんなの力をうまくまとめられるかが真の幹事スキルだと思います。

やるからにはみんなでやったほうがラクだし楽しい。
うまくやれば準備の段階からみんなでバーベキュー気分を楽しめるので、がんばりたいですね。

【参考】実際に買いだしたものリスト

ぼくはこれまで、4年連続でゴールデンウィークに50名規模のバーベキュー幹事を担当してきました。

この際にハナマサで買いだしたもののリアルなリストを、noteの有料ノートで販売しちゃおうとおもいます。

ちなみにこのときはひとりあたりの参加費4,000円として開催しました。

noteと同じものをGumroadでも販売中。
こちらはアカウントがなくてもクレジットカードで支払いできます!

食材をはじめ、割り箸などの必要グッズも抑えられるし、幹事をやってみて感じたコメントもはいっていますので予算感もわかるとおもいます。

45名を想定しているのは、ドタキャンを見越しているから。
多めに買って余らせるよりは、少しだけ少なめに買って足りない分を追加で買い出すのが良いと思います。
いろいろ買っていますが、人数が多かったり少なかったりする場合でも割り算・掛け算すればOK。

実際の買い出しってほんとに大変で、自分でお店に出向いて数量検討しながら買い出すと丸一日かかるんですよ……。

だったらここでサクッと「実際の50人規模のBBQで使われた実績ある必要食材リスト」を買ってしまうのがおすすめ。
丸一日かけて都内のハナマサとドンキホーテを巡り巡ったあの時間がお金で買えると思えば格安のはず。

ここで書いているものを何も考えずひととおり買えば買い漏らしもないので、費用対効果としては最高クラスだと思いますよ〜。

まとめ

今回はバーベキューの幹事をやってみて得たノウハウを、自分なりにまとめて書いたつもりです。

これからBBQの幹事で準備しなきゃならなくて、検索でここに来たってひとは、きっと大変なこともあるとおもうけど頑張ってください。
ここに書いたことはそのまま使えなくても、部分ごとに応用できると思うので、ぜひ役立てて下さい。

幹事じゃないけどこの記事を最後まで読んでしまった方は、「幹事がいるからたのしいBBQができるんだな〜」ってことをわかってもらえると嬉しいです。

「準備が大変そうだからBBQは敬遠してました」とか、「なんでもいいから友達となにか楽しいことして集まりたい!」いう方は、ぜひこの記事を参考にしてベーベキューをやってみてはいかがでしょうか。
一回でもやってみると、その楽しさにハマることまちがいなしです。

それではよいバーベキューライフを!


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